Aspectos a Considerar para el Mejor Manejo del Laboratorio ante una Auditoría

En pleno siglo XXI, donde cada día los registros digitales y el acceso a la información es cada día más y más sencillo y la ubicuidad de la misma está incluso desde los llamados teléfonos inteligentes ó dispositivos como tablets y laptops, no deja de constituir una paradoja que justo cuando las compañías que producen...

Por Ing. Luis Mario Quintanilla L.

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Fecha de registro: 15/06/2023 - 02:23 pm

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¿Que Importancia Tiene el Acceso Rápido a Información Confiable?

En pleno siglo XXI, donde cada día los registros digitales y el acceso a la información es más sencillo y la ubicuidad de la misma está incluso desde los llamados teléfonos inteligentes ó dispositivos como tablets y laptops, no deja de constituir una paradoja que justo cuando las compañías que producen, procesan ó transforman cualquier tipo de alimento o bebida son auditadas como parte de sus procesos de gestión de la calidad ó inocuidad ó seguridad alimentaria, la principal falla sea la accesibilidad inmediata a los registros de resultados de análisis a los que cada compañía está obligada a cumplir para estar alineado con las normas oficiales de su país ó a nivel internacional.

¿Cuales son las Áreas de Oportunidad?

Tras una experiencia de casi 28 años asesorando a la industria alimentaria en procesos relacionados con la higiene, el aseguramiento de la calidad y la inocuidad alimentaria, seguimos viendo que una de las mayores áreas de oportunidad es el registro correcto, oportuno, confiable y eficaz de todas las mediciones que se tienen que llevar a cabo de manera rutinaria para cumplir con las regulaciones, pero más allá de lo anterior, que se puedan acceder sin tener que recordar en qué carpeta de la computadora ó en qué sección del libro u hoja de trabajo del archivo de la suite de productividad que usemos en la empresa está esa información.

¿Que Herramientas se Utilizan Actualmente?

El método tradicional de registro en muchas empresas, especialmente en pequeñas y medianas que no tienen los recursos para inversión que tienen las empresas grandes y corporativos nacionales ó internacionales, es registrar en bitácoras impresas que luego son vaciadas ó  capturadas manualmente en una hoja de cálculo para de ahí poder explotar la información mediante gráficas ó tablas dinámicas y generar los reportes necesarios durante las visitas de auditoría. Adicional a lo anterior, sea que estén ó no en red las computadoras, la facilidad para accesar la información aunado al hecho de que esté protegida para evitar fuga de datos sensibles, no permite que se pueda accesar de manera rápida, sencilla y eficaz.

¿Cuales son los Aspectos Mas Críticos?

Algunos de los aspectos más críticos que no se pueden perder de vista al verificar qué tan eficiente y eficaz es su actual sistema de registro de datos:

1. Fácilidad de acceso
2. Información protegida interna y externamente (que no se pueda hackear o robar con facilidad)
3. Que disminuya la carga de datos manual
4. Que no involucre retrabajos y excesos de hora-hombre-analista buscando entre los archivos para encontrar el dato clave en el momento exacto y preciso en que se requiera
5. Integridad de los datos para evitar que pueda ser alterada deliberadamente o no
6. Que la información se pueda ordenar, categorizar y graficar de manera efectiva especialmente durante las auditorías
7. Versatilidad para integrar diferentes bases de datos

Corrobore si su actual sistema de registro le permite cubrir esos aspectos críticos para que no tenga inconvenientes en su próxima auditoría.

Atentamente.-

Ing. Luis Mario Quintanilla

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